Kulaktan kulağa oyununu mutlaka hatırlıyorsunuzdur, hepinizin bir daire veya sıra içinde otururken yanınızda oturan kişiye bir mesajın fısıldandığı bir oyundur. İkinci kişi fısıldanan mesajı üçüncüye tekrarlar. Üçüncüsü onu dördüncüye aktarır. Son kişi ise yüksek sesle mesajı söyler. Son kişinin söyledikleri genelde orijinaliyle aynı olmaz ve bu da kahkahalara neden olur. Aslında bu bir telefon / çağrı zinciridir.
Bazı şirketler, acil olmayan bilgileri iletmek için iletişim planlarının bir parçası olarak telefon zinciri sistemini kullanmayı seçebilir. Ancak, kritik ve zamana duyarlı acil iletişim söz konusu olduğunda, doğru mesajın çalışanlarınıza ulaşmasını sağlamanın çok daha iyi yolları vardır.
Telefon Zinciri Nedir?
Telefon zinciri, bir kişi tarafından başlatılan ve her kişinin mesajı alıp başka bir grup üyesine aktardıkça devam eden piramit şeklindeki bir iletişim yöntemi olarak tanımlanır.
On yıllar önce, kitle iletişiminin ilk günlerinde, bilgileri büyük gruplara iletmek için manuel arama zinciri geliştirildi. Bilginin paylaşılması gerektiğinde, bir kişi diğerlerini aradı ve sırayla bu alıcılar da birkaç kişiyi daha aradı ve bu böyle devam etti. Telefon zinciri yöntemi mükemmel olmaktan uzak olsa da, ekibin, çalışanların veya organizasyonun çoğunun sonunda mesajı alacağını (ve bir şekilde doğru olacağını) umarak yorulmadan telefon numaralarını aradı ve mesajları iletti.
Telefon zinciri, önemli veya zamana duyarlı mesajlar için bile bugün hala kullanılmaktadır. Ne yazık ki, hatalara ve uzun gecikmelere eğilimlidir. Kritik bilgiler hızlı ve doğru bir şekilde teslim edilmediğinde şirketin veya organizasyonun sorumluluğu gerçek bir endişe kaynağı olabilir.
“Çağrı zinciri” veya “telefon zinciri” manuel olarak yapılabildiği gibi VOIP veya IVR kullanılarak otomatik sistemler yardımıyla da yapılabilir.
Telefon Zinciri İletişim Zorlukları
Ne yazık ki, telefon zinciri diğer manuel iletişim süreçlerine kıyasla bir adım ileriyi temsil ederken, insan hatasına ve uzun gecikmelere karşı hassastır.
Zincirdeki birine ulaşamazsanız veya arama sesli mesaja giderse ne olur? Neredeyse her zaman meşgul olan veya başka bir aramada olan birine ulaşmaya çalışıyorsanız ne olur? Elbette, mesajı aldıklarından emin olmak için onları daha sonra tekrar aramayı deneyebilirsiniz. Ama bu arada zincirin altındaki herkes de etkilenecektir. Zincire geri dönerek tekrar aramanız gereken durumları da eklerseniz bir telefon zincirinin yönetilmesi olanaksız derecede zor hale gelebilir.
Telefon zinciri ile çalışanların hepsine ulaşamayabilirsiniz
Bir şirketin liderinin acil bir durumdan haberdar edildiği bir senaryo düşünün. Manuel bir telefon zinciriyle, lider önce aranacak kişilerin bir listesine ulaşır ve insanları durumdan haberdar etmek için aramalar yapmaya başlar. Listesindeki ilk beş kişi kişiden dördü hemen telefonu açar ve bilgileri kendi ekiplerine iletmeye başlar; ancak biri müsait değil ve telefonunu açmıyor, bu yüzden lider bir mesaj bırakmaya karar veriyor. Şimdi, çağrı zincirinin her üyesinin benzer bir durumla karşılaştığını düşünün, her biri kendi listesindeki her beş kişiden dördüne ulaşabiliyor. İletişim zincirinin etkili olduğunu düşünebilirsiniz ama sonuçlar beklediğiniz gibi olmayabilir.
Yukarıdaki şekilde göreceğiniz gibi, otuz çalışanı olan bir şirkette telefon zinciri uygulamasında çalışanların üçte biri ilk denemede bilgileri alamadı. Bu şekilde bir iletişim zinciri kullanıldığında, özellikle büyük kuruluşlarda mesajın herkese ulaşması saatler alabilir. Mesajların acil olduğu kritik durumlarda, zincirin çoğunluğu bilgiyi zamanında alamayabilir. Ve hızla gelişen acil durumlarda, olayın durumu genellikle çağrı zinciri son hatta ulaşmadan önce değişir.
Daha yakın zamanlarda, manuel arama zincirlerinin getirdiği zorlukların üstesinden gelmek için birçok şirket otomatik telefon zinciri uygulamalarına yöneldi. Otomatik telefon zinciri yazılımı, geçmişte manuel arama zincirlerinde ortaya çıkan iş yükünün çoğunu ortadan kaldırarak, şirketlerin herhangi bir sayıda kişiye anında bir metin mesajı veya önceden kaydedilmiş sesli mesaj göndermesine olanak tanımaktadır.
Bir sağlık hizmeti sağlayıcısı, grip aşısı bildirimleri ve randevu hatırlatıcıları göndermek için kullanabilir. Organizasyonlardaki değişiklikler, iptaller hakkında bilgilendirmek için telefon zinciri yazılımı kullanılabilir. Ve çoğunlukla, bu tür durumlarda basit bir telefon zinciri uygulamasının kullanılması da yeterli olabilir. Ancak tüm bunların ortak bir yanı vardır: Hiçbiri gerçek acil durum değildir.
Otomatik telefon zinciri uygulamaları on yılı aşkın bir süredir varlığını sürdürmektedir ve temel, toplu mesajlaşma özellikleri sunan çeşitli ücretsiz ve ücretli çözümler mevcuttur. Hızlı ve ucuz bir şekilde toplu aramalar veya metinler gönderme yeteneği sayesinde, otomatik bir telefon zinciri uygulaması, tüm çalışanlarınıza gönderilmesi gereken acil olmayan mesajları hızla ulaştırmanıza yardımcı olabilir. Ancak saniyelerin önemli olduğu kritik olaylar sırasında, bir telefon zinciri asla birincil iletişim stratejiniz olmamalıdır.
Bir Acil Durum İletişim Sistemi Telefon Zinciri Stratejinizi Yükseltmenize Nasıl Yardımcı Olur?
Modern bir acil durum iletişim sistemi ile kuruluşlar, çalışanlarını güvende, bilgili ve bağlantılı tutmak için kritik olaylar sırasında etkili bir şekilde iletişim kurabilir.
Bir acil durum iletişim platformu, manuel veya otomatik telefon zincirine göre birçok belirgin avantajlar sunar:
Doğru iletişim bilgilerini kullanın
Sistemde çalışanlarınızın en güncel iletişim bilgilerine erişirsiniz ve bu da hedef kitlenizdeki herkesin önemli bilgileri ve mesajları istendiği gibi almasını sağlar.
Çalışanlarınızı gruplara ayırın
Çalışanlar, kendileriyle ilgili olmayan mesajları almaktan hoşlanmayacaklardır. Mesajınızı hedeflemek için bir acil durum iletişim sistemi, çalışanları konuma, departmana veya başka herhangi bir özelliğe göre erişilebilir gruplara ayırmanıza olanak tanır. Konum, acil bir durumda kimin risk altında olduğunu belirlemede birincil faktör olduğundan, bir acil durum iletişim sistemiyle çalışanların fiziksel konumlarına dayalı acil mesajları gönderebileceksiniz.
Güncellemeleri hızlı olarak yapın
Çalışanların, özellikle olayın ayrıntılarının sürekli değiştiği hızla gelişen durumlarda, güncel bilgilere ulaşmasını sağlayabilirsiniz. Olayın gelişimiyle ilgili mesajları acil durumdan etkilenen çalışanlarınıza hızlıca gönderebilirsiniz.
İki yönlü iletişimi sağlayın
Telefon zinciri yaklaşımının en büyük dezavantajlarından biri, kritik olaylar sırasında çalışanlarla iki yönlü iletişimi kolaylaştıramamasıdır. Tersine, modern bir acil durum iletişim sistemi, hedef kitlenizin sizinle gerçek zamanlı olarak etkileşim kurmasını sağlar. Bu geri bildirim döngüsü, yalnızca güvenliklerini ve mevcut durumlarını doğrulamanıza izin vermekle kalmaz, aynı zamanda kuruluşunuzun gözlerini ve kulaklarını genişleterek bilinçli kararlar vermeniz için size ek bilgiler sağlar. Modern sistemler, okundu bilgileri, gelen mesajlar ve “yardıma ihtiyacım var” istekleri gibi özelliklerle çalışanlarınızla çift yönlü iletişim kurabilmenizi sağlar.
Eski süreçleri geride bırakarak teknolojiyi kullanmaya başlayın
Kriz zamanlarında çalışanlarla geleneksel iletişim yöntemleri artık eskisi kadar etkili değil. Telefon zinciri hızla geçmişte kalıyor ve bunun iyi bir nedeni var. Acil durum iletişim teknolojisindeki gelişmeler, kuruluşlara kritik, zamana duyarlı bilgileri çalışanlara ulaştırmak için çok daha etkili bir yol sağlamıştır.
Son söz
Çalışanlar artık acil durumlar sırasında ihtiyaç duydukları yerde ve zamanda gerçek zamanlı bilgi bekliyorlar. Kritik olaylar sırasında bir telefon zincirine güvenmek, kuruluşunuzda iletişim eksikliğinin her an ortaya çıkabileceğini gösterir. Dakikalar, küçük bir olay ile büyük bir felaket arasındaki fark anlamına gelebiliyorsa, iletişim eksikliği bir seçenek olmamalıdır.